Ein kleiner Dreh für höhere Kommunikations-Drehzahlen

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Wie die interne Kommunikation in KMU durch einfache Methoden verbessert werden kann. Der folgende Beitrag richtet sich an Unternehmer, in deren Unternehmen trotz Digitalisierung noch immer viel in Papierform von einem Mitarbeiter zu einem anderen transferiert wird. Angefangen von A wie Antrag auf Urlaub bis hin zu Z wie der im Umlauf befindlichen (Fach)Zeitschrift.

Baustelle interne Kommunikation

Interne Kommunikation ist eines der am häufigsten genannten Bereiche, wenn ich als Inhaber der Region Ludwigsburg von TAB® The Alternative Board Unternehmer danach frage, was sie in ihrem Unternehmen als verbesserungswürdig ansehen. Hier ein Praxisbeispiel aus dem Unternehmensalltag:

Beispiel (Fach)Zeitschrift: Ladenhüter im Postfach?

Der Umlauf einer Fachzeitschrift wird mit der Reihenfolge der Empfänger festgelegt, die auf dem Umschlag der Zeitschrift angebracht ist. Die Empfänger des Umlaufs sollten sich auf die Verweildauer der Zeitschrift pro Leser verständigen. Das kann z.B. von einem Tag auf den nächsten sein, wobei es den Lesern freigestellt ist, sich von einem Artikel eine Kopie zu machen, wenn die Zeit für die Lektüre nicht ausreicht. Schließlich sollte jeder Empfänger des Umlaufs auf dem Umlaufzettel per Datum dokumentieren müssen, wann er die Zeitschrift erhalten und wann er sie weitergegeben hat.

Wohin gibt der Leser die Zeitschrift?

In das im Unternehmen irgendwo zentral angesiedelte Postfach des nächsten Empfängers, der u.U. in einer anderen Abteilung oder in einem anderen Stockwerk bzw. Gebäude des Unternehmens tätig ist. Dort liegt sie dann, die Fachzeitschrift, und liegt und liegt – inmitten von vielen anderen Papieren, die sich in dem Postfach angesammelt haben. Oft sind diese überquellenden Postfächer übrigens auch ein Indiz für die räumliche Ausgrenzung mancher Mitarbeiter in andere Gebäude oder Stockwerke

Postfächer für alle in jeder Abteilung

Was tun? Im Zuge von Schreinerarbeiten ließ ich in meinem Unternehmen Container anfertigen: für jedes Stockwerk des Unternehmens einen Container mit Postfächern für alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens. Die Ansagen dazu war: Jeder Mitarbeiter muss mindestens einmal pro Tag in jedes Stockwerk des Unternehmens gehen, um dort sein Postfach zu leeren.
Diese Lösung bietet gleich mehrere Vorteile:

  1. Kürzere Wege: Der Weg vom Büro zum Postfach eines Kollegen verkürzte sich, da nicht mehr zu den zentral angesiedelten Postfächern gelaufen werden musste.
  2. Mehr Kommunikation außerhalb des eigenen Bereichs: Da der Weg zu den einzelnen Postkästen für jeden Mitarbeiter durch alle Stockwerke des Unternehmens führte, begegneten sich Kollegen, die sich in früheren Zeiten nie oder nur selten sahen. Das schuf Gelegenheiten für spontanen Austausch.
  3. Transparenz: Jeder konnte jeden Tag angesichts der Fülle eines Postfaches sehen, bei wem sich die so sehnlichst erwartete (Fach)Zeitschrift befinden könnte.
  4. Bewegung: Alle Mitarbeiter kamen regelmäßig von ihrem Arbeitsplatz weg und mussten sich physisch bewegen, taten sie das nicht, war dies für alle sichtbar.
Das Postfach wurde somit zum Bewegungsmelder.

Natürlich stand dieses Postfach als Bewegungsmelder auch für einen kollektiven Druck auf die einzelnen Mitarbeiter. Es dauerte aber nicht lange, bis das nicht mehr als unangenehm, die vielen Begegnungen und die damit verbundene Teambildung dagegen als sehr positiv empfunden wurde.
Wie eingangs geschrieben, wird das hier beschriebene Postfach-Konzept in den seltensten Fällen übertragbar sein. Es soll nur als Anregung dafür dienen, darüber nachzudenken, wie auch mit recht einfachen und manchmal unkonventionellen Mitteln die interne Kommunikation in einem Unternehmen verbessert werden kann.

Autor: Klaus Willberg, TAB Ludwigsburg